Google Docs for Android

หากคุณเป็นผู้ใช้ Microsoft Word ที่ไม่สามารถปรับค่าใช้จ่ายของ Office 365 ได้ Google เอกสารอาจช่วยคุณได้ ใช้งานได้ฟรี ใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของ Google ไดรฟ์ เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ได้จากทุกที่ และมีเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานร่วมกันและการร่าง มาดูกันอย่างใกล้ชิดว่าเอกสารมีอะไรบ้าง

ข้อดี

ฟรีโดยสมบูรณ์: เว้นแต่คุณจะใช้ G Suite ในที่ทำงานของคุณ Google เอกสารไม่มีค่าธรรมเนียม และไม่มีเวอร์ชันแสดงโฆษณา เนื่องจากเงินที่ Google ทำในที่อื่นจึงสามารถเสนอเอกสารให้กับผู้ใช้ที่ไม่ใช่ธุรกิจเพื่อเป็นเครื่องมือส่งเสริมการขายสำหรับแบรนด์โดยรวม

เอกสารใช้บัญชี Google ไดรฟ์ของคุณสำหรับพื้นที่เก็บข้อมูล ดังนั้นจึงไม่ฟรีในทางเทคนิคถ้าคุณต้องการมากกว่า 15GB ที่มาพร้อมกับมัน

ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ทำให้งานของคุณสามารถเข้าถึงได้ทุกที่: โดยค่าเริ่มต้น เอกสารของคุณจะถูกใส่ในบัญชี Google ไดรฟ์ และเอกสารเหล่านั้นจะถูกบันทึกไว้ในแบบเรียลไทม์ในขณะที่คุณพิมพ์ ดังนั้นทุกที่ที่คุณสามารถเข้าถึงบัญชี Google ของคุณได้ คุณก็สามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้ และคุณไม่จำเป็นต้องจัดการกับหลาย ๆ เวอร์ชันรวมกัน คุณสามารถทำงานกับเอกสารภายในแอพ จากนั้นนั่งลงที่คอมพิวเตอร์และทำงานต่อจากที่ค้างไว้

คุณยังสามารถทำงานแบบออฟไลน์ได้: ในขณะเดียวกัน คุณไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อใช้เอกสาร แม้ว่าคุณจะต้องตั้งค่านี้ขณะที่คุณยังคงเชื่อมต่ออยู่ เพียงเปิดเอกสารในแอป แตะปุ่มเมนูสามจุดที่มุมขวาบน แล้วแตะแถบเลื่อน "ใช้งานออฟไลน์ได้" ใกล้ด้านล่าง วิธีนี้ช่วยให้คุณทำงานต่อไปได้เมื่อการออนไลน์ไม่น่าเชื่อถือ มีราคาแพงมาก หรือเป็นไปไม่ได้

หากคุณใช้ G Suite ผู้ดูแลระบบของคุณอาจปิดการเข้าถึงแบบออฟไลน์ ดังนั้นโปรดตรวจสอบนโยบายของบริษัทก่อนออกเดินทางเพื่อทำธุรกิจ

เครื่องมือแก้ไขที่กว้างขวางสามารถรักษาทุกขั้นตอนของเอกสารได้: Google เอกสารจะเก็บประวัติการทำงานทุกครั้งที่แก้ไขเอกสาร ดังนั้นคุณจะไม่มีวันสูญเสียเอกสารร่างก่อนหน้าที่คุณอาจต้องการกู้คืนในภายหลัง นอกจากนี้ยังสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลง และคุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นและข้อเสนอแนะให้กับคำ ประโยค หรือย่อหน้าใดก็ได้ ระหว่างที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และประวัติเอกสาร คุณต้องพยายามทำให้เอกสารยุ่งเหยิงหรือไม่สามารถเข้าถึงได้

การแบ่งปันและการส่งออกที่มีประสิทธิภาพ: คุณสามารถแบ่งปันเอกสารของคุณกับใครก็ได้ที่มีที่อยู่อีเมล และพวกเขาสามารถแก้ไขได้แบบเรียลไทม์พร้อมกับคุณ หรือคุณสามารถส่งสำเนาหรือสร้างลิงก์ไปยังบุคคลนั้นเพื่อส่งให้หลายคนหรือเผยแพร่ต่อสาธารณะ สุดท้ายนี้ คุณสามารถสร้างสำเนาเพิ่มเติมเพื่อจัดเก็บไว้ใน Google เอกสาร เพื่อส่งในภายหลังหรือเพื่อเก็บฉบับร่างไว้

ข้อเสีย

คุณไม่สามารถทำให้ไฟล์ของคุณเป็นส่วนตัวโดยสมบูรณ์: สำหรับผู้ใช้ Google ไดรฟ์ส่วนบุคคล (ที่จัดเก็บเอกสาร Google เอกสารทั้งหมดของคุณ) Google จะเก็บสำเนาของคีย์การเข้ารหัสที่ใช้เพื่อปกป้องบัญชีของคุณ แม้ว่าวิธีนี้จะช่วยให้พวกเขาสามารถกู้คืนการเข้าถึงคุณได้หากคุณทำรหัสผ่านหาย คีย์เหล่านี้อาจถูกบุกรุกโดยการละเมิดความปลอดภัย ข้อบกพร่องของซอฟต์แวร์ หรือการรั่วไหล หน่วยงานบังคับใช้กฎหมายสามารถเข้าถึงได้โดยไม่ได้รับแจ้งจากคุณ

เนื่องจากปัญหาที่อาจเกิดขึ้นเหล่านี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเอกสารที่มีความละเอียดอ่อน เช่น การคืนภาษี สัญญาจ้างงาน หรือพินัยกรรมและพินัยกรรมสุดท้าย จึงไม่ควรเก็บไว้ใน Google Drive ของคุณ เว้นแต่ว่าคุณอาจปกป้องพวกเขาด้วยการเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ที่แข็งแกร่งอยู่แล้ว ในที่สุด บ้านที่ดีที่สุดสำหรับเอกสารประเภทเหล่านั้นยังคงเป็นตู้นิรภัยที่ธนาคารของคุณ

บรรทัดล่าง

แม้ว่า Google เอกสารจะไม่ใช่ตัวเลือกที่ปลอดภัยที่สุดสำหรับการจัดเก็บหรือทำงานกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอย่างแท้จริง แต่ก็ยังยากที่จะเอาชนะในฐานะโปรแกรมประมวลผลคำที่ทำงานร่วมกันได้ โดยมีคุณลักษณะที่สงวนไว้ในอดีตสำหรับผลิตภัณฑ์ที่ต้องชำระเงิน